De syndicus: verplichtingen, aanstelling en het KBO

De syndicus is de beheerder van een appartementsgebouw: de persoon of het kantoor dat de vereniging van mede-eigenaars (VME) bestuurt en vertegenwoordigt. Dit artikel legt uit wat een syndicus doet, hoe hij wordt aangesteld en waarom en hoe zijn gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) staan. Het bouwt voort op het artikel over de VME.

Wat doet een syndicus?

De opdracht van de syndicus is wettelijk omschreven (art. 3.89 van het Burgerlijk Wetboek, Boek 3 "Goederen"). Tot zijn taken behoren onder meer:

• de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren;
• de gemeenschappelijke delen beheren en het vermogen van de VME beheren;
• de VME vertegenwoordigen, zowel in als buiten rechte;
• de boekhouding van de VME voeren volgens een genormaliseerd rekeningstelsel, en jaarlijks een begroting voorleggen;
• de documenten van de mede-eigendom bewaren en de lijst van de mede-eigenaars bijhouden;
• de nodige verzekeringen afsluiten en, boven bepaalde bedragen, de mededinging laten spelen bij het gunnen van opdrachten.

Dit is de kern; de wet somt de taken uitvoeriger op. Kort gezegd is de syndicus het uitvoerend en administratief scharnier van de VME.

Hoe wordt een syndicus aangesteld?

De syndicus wordt aangesteld (art. 3.89 BW):

• in het reglement van interne orde of in de statuten, of
• door de eerste algemene vergadering, of
• bij ontstentenis, door de rechter (die ook een voorlopige of gerechtelijke syndicus kan aanstellen wanneer dat nodig is).

De relatie tussen de VME en de syndicus wordt vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, met daarin onder meer de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties (en de vergoeding daarvoor).

Belangrijk is de duur van het mandaat. Een syndicus wordt in eerste instantie aangesteld voor een mandaat van maximaal drie jaar. Dat mandaat kan onbeperkt worden hernieuwd, maar nooit stilzwijgend: elke hernieuwing vergt een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering. Zo behoudt de VME telkens de controle over wie haar beheert.

Professioneel of niet-professioneel

Een syndicus kan een professionele vastgoedbeheerder zijn, maar evengoed een mede-eigenaar die het beheer op zich neemt (een niet-professionele of vrijwillige syndicus). Beide bestaan in de praktijk. Voor de wettelijke kernverplichtingen, waaronder de inschrijving in de KBO (zie hieronder), maakt dat onderscheid geen verschil: elke syndicus, professioneel of niet-professioneel, natuurlijke persoon of rechtspersoon, valt onder dezelfde registratieplicht.

De syndicus in de KBO

Sinds 1 april 2017 is elke vereniging van mede-eigenaars verplicht de gegevens van haar syndicus te laten inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Die verplichting steunt op artikel 3.89, paragraaf 3 van het Burgerlijk Wetboek en op het koninklijk besluit van 15 maart 2017 dat de nadere regels voor die inschrijving vastlegt.

Concreet wordt geregistreerd wie de syndicus van een bepaalde VME is, vanaf wanneer, en in welke hoedanigheid. Zo is publiek raadpleegbaar wie een gebouw beheert. Dat is nuttig voor mede-eigenaars, kopers, leveranciers en instanties die met de VME moeten kunnen contact opnemen.

Waar ziet u dit in SyndicData?

Op de detailpagina van een VME toont SyndicData de geregistreerde syndicus, met de functie en de datum vanaf wanneer die is aangesteld, naast de juridische vorm (070) en het ondernemingsnummer van de VME. Deze gegevens komen uit de KBO en worden getoond zoals ze daar zijn ingeschreven. Zo ziet u meteen of een gebouw een geregistreerde syndicus heeft en wie dat is. Ontbreekt een geregistreerde syndicus, dan kan dat wijzen op een verouderde of ontbrekende inschrijving; het betekent niet noodzakelijk dat er geen syndicus is.

Goed om te weten

Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. De precieze taken, aansprakelijkheid en verplichtingen van een syndicus, en de gevolgen van een ontbrekende of verouderde KBO-inschrijving, hangen af van de concrete situatie en van de toepasselijke wetgeving op dat moment. Raadpleeg bij twijfel een notaris, een advocaat of een professionele syndicus.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek, Boek 3 ("Goederen"), officiële geconsolideerde tekst, in het bijzonder de bepalingen over de syndicus (art. 3.89, waaronder paragraaf 3 over de inschrijving in de KBO): ejustice / Belgisch Staatsblad
• Koninklijk besluit van 15 maart 2017 betreffende de nadere regels voor de inschrijving van de syndicus in de Kruispuntbank van Ondernemingen: ejustice / Belgisch Staatsblad
• FOD Justitie, Vereniging van mede-eigenaars (mandaat en inschrijving van de syndicus in de KBO sinds 1 april 2017): justitie.belgium.be